Obavještenja kompanije: kome ide koji email i kada

1. Otvaranje taba Obavještenja

1. Otvorite postavke svoje kompanije i idite na tab Obavještenja. Za pristup su potrebna administratorska prava.
2. Postavke su grupisane: Administratorske (ono što ide administratorima i zajedničkim adresama), Zaposlenicima (rođendani, nedjeljna odsustva) i Amortizacija.
3. Ovdje postoje dvije vrste polja, a njihovo miješanje je uobičajena greška. Email adrese se upisuju, odvojene zarezima. Primaoci se biraju iz padajućeg menija zaposlenika — vanjska adresa se tu ne može upisati.
4. Administratori računa i Email kompanije su rezervni put: primaju sve što sistem ne može adresirati konkretnoj osobi. Ako zaposlenik nema nadređenog za odobravanje godišnjeg, zahtjev stiže njima.
5. Pošto su rezervni put, ostavljanje praznim je način da zahtjevi tiho odu nikome. Tu stavite adresu koja se prati, ne nečiju privatnu.
6. Obavještenja o kompetencijama imaju i prekidač i listu primaoca. Isključen prekidač znači da se ništa ne šalje bez obzira ko je na listi — to provjerite prvo kad upozorenja o isteku prestanu dolaziti.
7. Kliknite Spremi. Promjene važe za cijelu kompaniju, kako napomena na ekranu kaže.

2. Svaka postavka objašnjava sebe

1. Svaka postavka ima info ikonu. Klik na nju otvara panel koji je objašnjava u tri dijela: Šta ovo radi, Primjer i na šta Utiče.
2. Koristite to umjesto pogađanja iz labele. „Primaoci obavještenja o odobrenim odsustvima" zvuči kao jedan email; panel kaže da pokriva odsustva odobrena u zadnja 24 sata, ko je danas odsutan, i isteke ugovora i godišnjice.
3. Primjeri su konkretni: „HR tim 20. maja dobije spisak svih junskih rođendana." To je najbrži način da provjerite da postavka radi ono što ste pretpostavili.
4. Pročitajte panel prije dodavanja osobe na listu. Neki od ovih emailova su dnevni — kolega usput dodan na listu odobrenih odsustava dobija ga svako jutro.

3. Kada koji email stvarno ide

1. Svako jutro: odsustva odobrena u zadnja 24 sata, ko je danas odsutan, i isteci ugovora i godišnjice — mjesec, sedmicu i dan unaprijed.
2. Petkom: spisak zaposlenika odsutnih naredne sedmice. To je namjerno prije vikenda, da se posao za narednu sedmicu može planirati oko toga.
3. 20-og u mjesecu: nadolazeći rođendani za sljedeći mjesec. Dvadesetog maja dobijate cijeli juni — dovoljno rano da se nešto organizuje, što je i poenta.
4. Istek kompetencija šalje pet upozorenja: šest mjeseci, tri mjeseca, mjesec, sedmicu i dan unaprijed. Prvo postoji da bi se obuka mogla zakazati, ne da bi neko panično reagovao.
5. Jednom godišnje, na datum koji odredite: imovina kojoj amortizacija ističe naredne kalendarske godine.
6. Poznavanje rasporeda odgovara na većinu pitanja „zašto još nije došlo" bez da bilo ko provjerava sistem.

4. Datum amortizacije

1. Amortizacija imovine je jedino obavještenje kod kojeg vi birate datum — mjesec (1–12) i dan u njemu.
2. Izaberite datum koji odgovara vašoj računovodstvenoj godini, ne okrugao broj. Sredina januara je česta: prethodna godina je zaključena i ima vremena za planiranje otpisa.
3. Dan mora postojati u izabranom mjesecu, što polje i provjerava — nema 31. februara koji se može pogriješiti.
4. Primaoci su zaposlenici iz padajućeg menija. U praksi je to računovodstvo, a ne HR, jer se lista odnosi na vrijednost opreme.
5. Šalje se jednom godišnje. Ako je datum već prošao kad ga postavite, ništa ne stiže do sljedeće godine — vrijedi zapamtiti prije čekanja emaila koji je jedanaest mjeseci daleko.

Povezano: Vrste kompetencija i obavještenja o isteku · Kompetencije zaposlenika · Podešavanje odsustava na nivou kompanije · Odobravanje i sva odsustva.