Jedna kućica na vrsti dokumenta
Bilježenje je svugdje isključeno dok ga neko ne uključi, a uključuje se po vrsti dokumenta — ne po dokumentu i ne za cijelu kompaniju odjednom. Na ekranu Vrste dokumenata svaka vrsta pokazuje da li se njena otvaranja bilježe, a u uređivanju stoji jedna opciona kućica: Zapamti prvo i zadnje otvaranje.
Birajte vrste kod kojih dokaz stvarno znači nešto. Platna lista obično da; potvrda o obuci obično ne. Kad se vrsta uključi, važi za svaki dokument te vrste — i one koji su već u dosjeima i one koji će tek biti ubačeni — pa niko ne mora prolaziti kroz dosjee jedan po jedan.
Isključivanje jednostavno zaustavlja nove zapise. Ono što je već zabilježeno ostaje kakvo jeste.
Prvo otvaranje, zadnje otvaranje, i sa kojeg ekrana
U listi dokumenata zaposlenika praćeni red dobija svoje dugme Evidencija otvaranja. Jedan klik daje datum i vrijeme prvog otvaranja, datum i vrijeme zadnjeg otvaranja, koliko puta je otvoren i je li to bilo na webu ili u mobilnoj aplikaciji.
Kod vrste dokumenta koja se ne prati dugme i dalje stoji, ali je zasivljeno, uz objašnjenje da se za tu vrstu otvaranja ne bilježe — pa znate razliku između „nije otvoreno“ i „ne prati se“.
Ni prije prvog otvaranja nema praznog panela: otvoreno piše da zaposlenik još nije otvorio dokument i da će se datum pojaviti čim to uradi.
Šta se bilježi, a šta namjerno ne
Bilježi se samo pristup zaposlenika njegovom vlastitom dokumentu. Kad isti dosje otvori kadrovska, administrator ili rukovodilac, ništa se ne upisuje i ništa se ne mijenja. To nije propust — kad bi se brojalo svako otvaranje, kolega koji provjerava dosje izgledao bi isto kao zaposlenik koji čita dokument, i zapis ne bi dokazivao ništa.
Sadržaj se ne bilježi nikad, ni na jednoj platformi. Samo čin: ko, kada, sa kojeg ekrana.
I ne vodi se iza nečijih leđa. Zaposlenik vidi isti zapis, u istom panelu, uz jasnu poruku da se otvaranja te vrste dokumenta bilježe i da se broji samo njegov pristup.
Zašto je praktično
Pitanje prestaje biti stvar pamćenja. Iza „je li dobio platnu listu?“ stoji datum i vrijeme, a ne sjećanje na neki email.
Dostava i čitanje se prestaju miješati. Dokument u dosjeu dokazuje da je bio dostupan. Ovo dokazuje da je otvoren — druga, i obično korisnija, činjenica.
Vi odlučujete gdje je granica. Uključivanje je svjestan izbor po vrsti dokumenta, pa zapis postoji tačno tamo gdje treba i nigdje drugdje.
I telefon se računa. Zaposlenik koji platnu listu pročita na telefonu kod kuće bilježi se isto kao onaj koji je otvori na računaru — a to je u praksi većina ljudi.