Početak Šta je novo Uputstva Moduli English Jezici

Dodavanje dokumenata na karticu zaposlenika

Dodano

Držite dokumentaciju zaposlenika — ugovore, diplome, certifikate, ljekarske nalaze — na tabu Dokumenti njegove kartice, a ne u dijeljenom folderu koji nikad niko ne nađe. Uputstvo pokriva dodavanje, odluku ko smije vidjeti koji dokument, ponovno pronalaženje, pregled, preuzimanje i brisanje. Za administratore, editore i HR.

Animirani pregled: otvaranje taba Dokumenti, dodavanje fajlova sa zabilješkama, vrstom i vidljivošću, čitanje liste, pregled ili brisanje dokumenta — koraci 1 do 4
Cijeli proces na jednom mjestu (ponavlja se u krug). Svaki korak ispod objašnjava jedan dio.

1. Otvaranje taba Dokumenti

Traka tabova kartice zaposlenika sa aktivnim Dokumenti i alatna traka sa Dodaj dokumente, poljem za pretragu i filterom vrste dokumenta
① tab Dokumenti · ② Dodaj dokumente · ③ pretraga i filter vrste dokumenta.
  1. U lijevom meniju otvorite tab ADM i izaberite Zaposleni. Tabovi (ADM / DMS / CRM / ATS) se prikazuju samo ako kompanija koristi više od jednog modula.
  2. Kliknite ime osobe da otvorite karticu, pa izaberite tab Dokumenti.
  3. Svoj tab Dokumenti uvijek možete otvoriti. Za tuđi vam treba pravo na listu zaposlenika — bez njega vas aplikacija vodi na stranicu bez pristupa.
  4. Administratori vide sve i mogu dodavati, uređivati i brisati.

2. Dodavanje dokumenata

Prozor za dodavanje: odabrani fajlovi, napomena o dozvoljenim tipovima i veličini, polje za zabilješke, dropdown vrste dokumenta, checkbox vidljivosti za cijelu kompaniju i Sačuvaj
① odaberite fajlove · ② dodajte zabilješku · ③ izaberite Vrstu dokumenta · ④ odlučite vidljivost · ⑤ Sačuvaj.
  1. Kliknite Dodaj dokumente. Otvara se prozor za dodavanje.
  2. Odaberite fajlove. Dozvoljeni tipovi su pdf, doc, docx, jpg, jpeg, tiff, png, txt, xls i xlsx, do 25 MB po fajlu.
  3. Ovdje možete dodati do 5 fajlova odjednom. Ako izaberete više, upozorenje vam kaže koliko je dozvoljeno, a ostatak dodate u drugom prolazu.
  4. U Dodaj zabilješke o dokumentima upišite ono što sam fajl ne kaže — npr. da je potpisan original, ili kad je skeniran.
  5. Izaberite Vrstu dokumenta. To koristi filter na listi kasnije, pa je upravo ovaj izbor ono što čini dokument pronalazivim za godinu dana.
  6. Odlučite vidljivost kroz „Svi u kompaniji mogu vidjeti ovaj dokument?". Ostavite neoznačeno za sve što je lično — ugovor, ljekarski nalaz. Označite samo za dokumente koji se stvarno tiču svih.
  7. Kliknite Sačuvaj. Dokumenti se odmah pojavljuju na listi.

3. Pronalaženje i čitanje liste

Lista dokumenata sa kolonama i akcijama po redu, i oznaka da li je dokument vidljiv cijeloj kompaniji ili ograničen
① kolone · ② akcije u svakom redu · ③ da li je dokument ograničen ili vidljiv cijeloj kompaniji.
  1. Lista prikazuje svaki dokument sa nazivom, Vrstom dokumenta, time ko ga je dodao (Kreirao) i kada (Datum kreiranja).
  2. U polje za pretragu kucajte da filtrirate po nazivu dokumenta, a filter vrste dokumenta koristite da prikažete samo jednu vrstu — ugovore, diplome i sl. Dva rade zajedno.
  3. Označite redove da ih izaberete; traka iznad liste pokazuje koliko ih je označeno.
  4. Svaki red nosi ista četiri dugmeta u istom redoslijedu, pa je kolona lako čitljiva: pregled, preuzimanje, uređivanje i brisanje. Akcije za koje nemate pravo ostaju nedostupne.

4. Pregled, preuzimanje i brisanje

Prozor pregleda, poruka koja se prikazuje kad se fajl ne može pregledati, i potvrda brisanja
① pregled u prozoru · ② neki formati se ne mogu pregledati · ③ brisanje prvo pita.
  1. Kliknite pregled da otvorite dokument u prozoru, bez preuzimanja — korisno kad samo provjeravate da li je to pravi fajl.
  2. Neki formati se ne mogu prikazati u pregledaču. Tada prozor kaže „Fajl nije moguće pregledati" — preuzmite ga; sam fajl je u redu.
  3. Preuzmi snima originalni fajl na vaš računar.
  4. Uredi omogućava ispravku podataka koje ste postavili pri dodavanju — zabilješke, vrste i vidljivosti.
  5. Obriši prvo traži potvrdu. Brisanje uklanja i sam fajl, pa ako je to jedina kopija potpisanog dokumenta, preuzmite ga prije brisanja.
Koje akcije vidite zavisi od vaših prava. Checkbox vidljivosti je po dokumentu, pa kartica jednog zaposlenika može sadržavati i ograničene i dokumente vidljive cijeloj kompaniji. Dokumenti kompanije koji nisu vezani na osobu žive u DMS modulu.

Povezano: Unos i izmjena osnovnih podataka zaposlenika · Povezani dokumenti ugovora zaposlenika (aneksi).