Zašto je ovo važno
Većina firmi i dalje vodi prisustvo na papiru i na poštenu riječ. To funkcioniše do kraja mjeseca, kada neko mora odgonetnuti rukopis, potražiti redove koji fale, sve prekucati u tabelu, a onda rezultat i odbraniti u razgovoru koji počinje sa „ali ja sam bio ovdje u sedam“. Nema se čime provjeriti, pa obračun plate postaje pregovor.
Pošten razlog zbog kojeg su firme ostajale na papiru jeste taj što je alternativa do sada bila skupa. Pravi sistem evidencije značio je server u firmi, bazu podataka, licence, sigurnosne kopije i nekoga ko sve to održava. To je projekat — a projekat je upravo ono što većina firmi nikada nije htjela pokretati zbog evidencije dolazaka.
Te dileme više nema. Terminal bilježi ko je došao i otišao, a InSync 365 to sam pretvara u sate.
Kartica, lice ili otisak — birate kako odgovara lokaciji
Isti terminal čita sva tri načina. Čovjek prisloni karticu, pogleda u ekran ili dodirne čitač otiska — kako već odgovara toj lokaciji. Kancelarija može ostati na karticama dok proizvodnja radi na otisak, na istom uređaju.
To je važnije nego što zvuči. Kartice se gube, posuđuju i zaborave u drugoj jakni, a kartica predata kolegi na kapiji najstariji je trik u evidenciji prisustva. Lice i prst se ne mogu proslijediti. Uz to znači i da možete krenuti bez ikakvog projekta kartica — bez kupovine, štampanja, dijeljenja i zamjene — pa kartice dodati kasnije ako zaključite da ih želite.
Nakon prepoznavanja, čovjek bira šta počinje: rad, pauzu, privatni izlazak, službeni izlazak ili kraj dana. Pauza i privatni izlazak razdvajaju se na vratima, u tom trenutku, umjesto da se krajem mjeseca rekonstruišu po sjećanju.
Kartice se ljudima izdaju iz InSynca i same se spuštaju na terminal — niko ne stoji kraj uređaja i ne ukucava brojeve kartica. Lice i otisak se jednom unesu na samom terminalu, prvi put kada čovjek priđe uređaju.
Internet padne. Radni dan ne stane.
Veza zna pasti — na gradilištu, u skladištu, u zgradi gdje linija nestane na jedno popodne. Terminalu to ne smeta. On nastavlja raditi sam, ljudi se prijavljuju i odjavljuju potpuno isto kao i prije, a svaki zapis sigurno čeka na uređaju.
Ono što se dešava kad se veza vrati vrijedi pročitati dvaput. Mnogi sistemi cijeli zaostatak upišu sa trenutkom ponovnog spajanja, pa se cijeli radni dan pojavi u 15:20, a neko to onda mora ručno ispravljati, po sjećanju, za sve koji su bili u smjeni. InSync 365 zaostale zapise upisuje kao prave radne sesije, sa početkom i krajem kakvi su stvarno bili.
Dok veze nema ništa se ne gubi, a kad se vrati ništa se ne upisuje sa pogrešnim vremenom. U praksi niko u firmi ne mora ni znati da je prekida bilo.
Gdje se to vidi u InSync 365
Vaši terminali nalaze se pod stavkom Uređaji, gdje za svaki vidite lokaciju, koliko je ljudi na njemu, kada se zadnji put javio i je li na vezi ili još sustiže zaostatak. Iz te liste i dodajete ljude na terminal i izdajete im karticu — nikada na samom uređaju.
Dolasci se prikazuju kako se dešavaju, sa imenom osobe, lokacijom, načinom na koji se identifikovala i onim što je započela. Odatle sve ulazi u evidenciju sati i izvještaje koje već koristite — sati po zaposleniku, sati po vrsti (redovan rad, pauza, službeni i privatni izlazak). Nema se šta novo učiti, nema druge aplikacije ni izvoza koji se prenosi između sistema.
Za obračun je praktična posljedica ta da plata kreće od gotove liste, a ne od hrpe listića. Za upravu je to da u svakom trenutku vidite ko je na kojoj lokaciji, bez da ikoga zovete.
Bez servera, bez licenci, bez IT projekta
Ovo je razlog zbog kojeg funkcionalnost i postoji. Klasična instalacija kontrole pristupa traži od vas server, bazu podataka, sigurnosne kopije, licence — često po uređaju ili po zaposleniku — nekoga ko sve to održava, i most koji podatke gura u vaš HR sistem, a to je onaj dio koji jednog dana tiho pukne.
Ovdje ništa od toga ne važi. Terminalu treba struja i mrežna veza; sve ostalo je InSync 365 koji već plaćate. Nema posebne aplikacije, druge prijave, novog dobavljača, niti ičega instaliranog na vašim računarima ili u vašoj serverskoj sobi. Nadogradnje stižu same, a podaci stoje sigurno na našoj strani.
Pošto nema projekta koji treba opravdati, možete i rasti terminal po terminal: počnite od glavnog ulaza, sljedeći mjesec dodajte skladište, pa jedan u kontejneru na gradilištu. Svaki novi terminal ulazi u istu listu, istu evidenciju sati i iste izvještaje.
O samom terminalu
Radimo sa provjerenim ZKTeco terminalima — serija Horus E2, uključujući i varijantu sa čitačem otiska prikazanu ovdje. Montira se na zid kraj ulaza, na ekranu pokazuje vrijeme i ime osobe, a u jednom uređaju pokriva lice, otisak i karticu.
Koji model vama odgovara zavisi od lokacije i od toga kako će se vaši ljudi identifikovati, pa nam recite kako mjesto izgleda i predložićemo vam ga. Ako već imate kompatibilne ZKTeco uređaje, javite nam se prije nego išta novo kupite.