Početak Šta je novo Uputstva Primjeri primjene Moduli English Jezici

Vaši dokumenti u telefonu — i ljekarski nalaz koji stiže isti dan

Dodano

Zaposlenici u mobilnoj aplikaciji dobijaju novu stavku — Moji dokumenti. To je njihov dosje: ugovor, aneksi, potvrde, sve što je kadrovska služba priložila. Otvara se na telefonu, preuzima na uređaj, i — što je novo u drugom smjeru — tu se može i poslati vlastiti dokument, fajl s telefona ili fotografija papira.

Za kadrovsku službu to znači da najčešće pitanje mjeseca — „možete li mi poslati kopiju ugovora?" — više ne traži nikakav rad. A ljekarski nalaz sa terena dolazi isti dan, uslikan telefonom, a ne u ponedjeljak na papiru.

Pregled: put od pitanja do dokumenta prije i sada, lista Moji dokumenti sa pretragom i karticama, slanje dokumenta u tri koraka, i granice koje ekran namjerno postavlja.
Cijeli dosje u telefonu · slanje u tri dodira · jasne granice

Zašto je ovo trebalo

Prije i sada: ranije je zaposlenik zvao ili pisao kadrovskoj i čekao da mu neko pošalje kopiju; sada otvori Moji dokumenti i dokument je tu, a svoj dokument pošalje istim putem.
Prije: poziv, mail, čekanje · Sada: dva dodira, u oba smjera

Dokumenti zaposlenika su i do sada bili u sistemu — kadrovska ih vidi na kartici zaposlenika, u tabu Dokumenti. Falilo je samo mjesto gdje ih sam zaposlenik može pogledati. Zato je svaki traženi ugovor išao kroz poziv ili mail: nekome se javi, neko potraži, neko skenira i priloži, neko odgovori — po osobi, iznova.

Isto je bilo i u drugom smjeru. Ljekarski nalaz, potvrdu, izjavu — sve se to nosilo u kancelariju ili slikalo i slalo privatnom porukom, pa je nekome bio posao da to prebaci u sistem. Ako je osoba na terenu, gradilištu ili u drugom gradu, taj put je trajao dan ili dva.

Sada ista lista postoji na obje strane: kadrovska je vidi u web aplikaciji, zaposlenik na telefonu. Ništa se ne kopira i ništa se ne prepisuje — to je jedan i isti dosje.

Kako izgleda lista

Ekran Moji dokumenti: pretraga po nazivu, brojač dokumenata, kartice sa obojenom ikonom tipa datoteke, nazivom, tipom dokumenta, ko ga je priložio i datumom, dva dugmeta za otvaranje i preuzimanje, i dugme Dodaj dokument.
① pretraga · ② ikona tipa datoteke · ③ tip i ko je priložio · ④ otvori ili preuzmi · ⑤ dodaj

Ekran otvarate iz menija aplikacije, stavka Moji dokumenti. Gore je pretraga po nazivu koja filtrira listu dok kucate; ako ništa ne odgovara, ekran kaže koliko dokumenata ukupno imate i nudi Poništi pretragu. Listu osvježavate povlačenjem prsta nadolje.

Svaki red nosi obojenu ikonu tipa datoteke — PDF, Word, Excel, slika, tekst — pa se dokument nađe okom, bez čitanja naziva. Uz naziv stoji tip dokumenta kao značka (ili bez tipa, ako nije postavljen), pa ko ga je priložio, datum i veličina. Ono što ste vi poslali nosi plavu značku Vi ste postavili — odmah se razlikuje od onoga što je priložila kadrovska.

U svakom redu su dva dugmeta. Prvo dokument otvara u prikazivaču koji telefon već ima; drugo ga preuzima i sačuva na uređaj, uz potvrdu „… je sačuvan na uređaj". Ako dosje još nije popunjen, ekran to ne ostavlja praznim: kaže Još nema dokumenata, objasni odakle dokumenti dolaze i ponudi Dodaj prvi dokument.

Slanje dokumenta s telefona

Tri koraka slanja: izbor između slikanja kamerom i fajla s telefona, forma sa opcionim tipom dokumenta i napomenom za kadrovsku, i potvrda da je dokument u dosjeu sa novim redom u listi.
① izaberite odakle · ② provjerite i pošaljite · ③ odmah je u dosjeu

Dugme Dodaj dokument stoji u donjem desnom uglu i daje dvije mogućnosti. Uslikaj dokument pravi jednu fotografiju i šalje je kao sliku — to je namjerno prva opcija, jer je najčešći slučaj papir u ruci. Izaberi fajl s telefona prima PDF, Word, Excel, sliku ili tekst, do 10 MB.

Prije slanja dobijate kratku formu: vidite koji fajl šaljete i njegovu veličinu, možete izabrati tip dokumenta iz spiska koji vaša kompanija koristi (opciono — može ostati prazno) i dopisati napomenu kadrovskoj. Ta jedna rečenica zamjenjuje poziv u kojem se objašnjava šta je poslano i zašto.

Nakon Pošalji dokument stoji na vrhu vaše liste, sa značkom Vi ste postavili i oznakom upravo sada, a potvrda kaže da ga kadrovska služba vidi odmah. Nema koraka odobravanja i nema čekanja — dokument je u dosjeu na istom mjestu gdje kadrovska već gleda dokumente zaposlenika.

Šta ekran namjerno ne dopušta

Četiri granice: zaposlenik može gledati, preuzeti i dodati ali ne brisati ni mijenjati; dozvoljeni tipovi i granica veličine sa jasnom porukom; poruka kad telefon nema aplikaciju za taj tip; i ponašanje bez internet konekcije.
Bez brisanja · tipovi i veličina · nema aplikacije za tip · bez interneta

Zaposlenik ne može brisati ni mijenjati dokumente. Ne postoji dugme, ne postoji ni skriveni put. Može ih gledati, preuzeti i dodati nove — i to samo svoje. Brisanje i uređivanje ostaju kadrovskoj službi u web aplikaciji. Dosje je dokumentacija, ne mapa na telefonu, i ta razlika je namjerna.

Granice se provjeravaju prije slanja, na telefonu. Ako je fajl pogrešnog tipa ili prevelik, aplikacija to kaže prije nego što se bilo šta pošalje, i to konkretno: „Ovaj fajl ima 18 MB, a granica je 10 MB. Uslikajte dokument kamerom ili ga smanjite." Uz poruku stoji Izaberi drugi, pa se odmah nastavlja.

Kad telefon ne zna otvoriti tip datoteke — recimo Excel tabelu na telefonu bez Excela — aplikacija ne pokazuje prazan ekran, nego kaže da nema aplikacije za taj tip i predloži da dokument preuzmete i otvorite na računaru ili ga pošaljete u drugu aplikaciju.

Bez internet konekcije — u podrumu, tunelu, na gradilištu — lista se ne može učitati i ekran to jasno kaže, uz Pokušaj ponovo. Ono što ste ranije preuzeli ostaje na telefonu i otvara se kroz aplikaciju Datoteke, i bez signala.

Ako kamera nije dozvoljena, aplikacija ne staje: kaže da fajl s telefona možete poslati i bez te dozvole, a za kameru pokaže tačne korake za vaš telefon (Android i iPhone imaju svoje).

Zašto je praktično

Kadrovska prestaje biti kopirnica. Traženje, skeniranje i mailanje kopija po osobi otpada. Zaposlenik svoj dokument nađe sam, u tri sekunde, bez ičije pomoći.

Papiri stižu dok su još svježi. Ljekarski nalaz uslikan kod doktora je u dosjeu prije nego što čovjek dođe do kuće — a ne krajem sedmice, kad se već traži i podsjeća.

Manje izgubljenih dokumenata. Kad postoji jedan očigledan put za slanje, dokumenti prestaju kružiti kroz privatne poruke i mailove pojedinaca i završavati u dosjeu tek ako se neko sjeti.

Zaposlenik ima uvid u ono što je njegovo. Ugovor i aneksi su dostupni bez pitanja i bez čekanja — što je i pitanje odnosa, ne samo brzine.

Stavka Moji dokumenti se pojavljuje u meniju aplikacije kad je vaša kompanija uključi i kad imate pravo pristupa; ako je ne vidite, obratite se svom administratoru. Potrebna je i dovoljno nova verzija aplikacije — ažurirajte je sa Google Play ili App Store. Spisak tipova dokumenata koji se nudi pri slanju definiše vaša kompanija. Dokumente vidi samo osoba čiji su i kadrovska služba; niko od kolega ne vidi tuđi dosje.