Zaposlenik je osoba u kadrovskim evidencijama vaše kompanije. Korisnički račun je način na koji se zaposlenom daje pristup sistemu (ono čime se prijavljuje u InSync 365). Isti zaposlenik može postojati u sistemu bez korisničkog računa (npr. samo evidencija, ili račun otvorite kasnije). Za prijavu se koristi radna e-mail adresa zaposlenika kao korisničko ime.
- U lijevom meniju otvorite karticu ADM (prikazuje se samo kada kompanija koristi više od jednog modula), zatim odaberite Zaposleni da otvorite listu zaposlenih — ekran gdje vidite sve zaposlenike u tabeli.
- Za novog zaposlenika i po potrebi korisnički račun, izaberite Dodaj zaposlenika. Otvorit će se prozor s formom.
- Opcija: možete učitati dokument (npr. ličnu karticu) u predviđenom formatu da se dio polja automatski popuni; provjerite podatke prije čuvanja.
- Popunite tražena polja. Ako obrazac traži odjel, ured, status zaposlenja ili sektor, moraju biti popunjeni prije čuvanja (ovisno o podešavanju vaše kompanije).
- Samo zaposlenik (bez pristupa sistemu): izaberite Sačuvaj. Sistem kreira zapis o zaposleniku i obično vas prebaci na njegov profil, gdje možete nastaviti unos.
- Zaposlenik i korisnički račun odjednom: unesite e-mail i ulogu kako je označeno na formi, zatim izaberite Kreiraj korisnički račun. Kreira se zaposlenik i korisnički račun; generiše se lozinka i šalju pristupni podaci na e-mail adresu koju ste dodijelili zaposleniku.
- Korisnički račun za zaposlenika koji već postoji u listi: u redu tog zaposlenika upotrijebite akciju za dodavanje računa (kada račun još ne postoji). Otvorit će se prozor s detaljima računa: unesite ili provjerite e-mail, ulogu, zatim potvrdite kreiranje. Možete ostaviti standardno podešavanje (slanje lozinke zaposleniku na e-mail) ili uključiti ručno podešavanje kroz čarobnjak: tada birate automatski generisanu ili vlastitu lozinku i po potrebi šaljete kopiju s lozinkom na e-mail administratora umjesto ili uz zaposlenikov sandučić.
- Uređivanje postojećeg računa: u listi zaposlenika izaberite akciju za uredi račun kod osobe koja već ima korisnički račun. U istom prozoru možete mijenjati ulogu i druga podešavanja računa (prema vašim ovlaštenjima).
- Promjena lozinke: u prozoru detalja računa pronađite opciju za reset / novu lozinku.
- Automatski: sistem postavi novu lozinku i pošalje je zaposleniku na njegovu e-mail adresu zajedno s kratkim uputstvom za prijavu.
- Ručno: otvorite napredni / ručni tok; unesite ili potvrdite generisanu lozinku i po želji uključite slanje kopije administratoru. Zaposleniku zatim sigurnim kanalom (npr. osobno, telefon, interni chat) predajte novu lozinku ako mu poruka na e-mail nije stigla ili ne koristi taj sandučić.
E-mail koji nije „pravi“ sandučić. Adresa mora izgledati kao ispravan e-mail (npr.
ime.prezime@firma.ba), ali sistem ne provjerava da li sandučić postoji ili prima poštu. Ako adresa nije u upotrebi, nećete primiti automatske poruke (dobrodošlica, nova lozinka, reset). U tom slučaju koristite ručno podešavanje računa ili lozinke i predajte pristupne podatke zaposleniku izvan e-pošte, ili promijenite radni e-mail na profilu zaposlenika prije slanja automatskih poruka.