Gdje ovo nalazi i pristup
- U izborniku aplikacije otvorite dio CRM i stavku za troškove (naziv na ekranu odgovara jeziku koji koristite; stranica prikazuje listu rashoda/troškova).
- Ako ne vidite stavku menija ili vas sistem preusmjeri na poruku o nedostatku pristupa, potrebna su vam ovlaštenja—obratite se administratoru kompanije.
Automatski uvoz troškova iz dokumenata (glavni tok)
Cilj je da što manje ručno ukucavate. Kada učitavate digitalni račun ili fakturu (ili fotografiju dokumenta), obrada na serveru pokušava iz njega izvući podatke—npr. dobavljača, datume, iznose, brojeve dokumenata—i povezati ih s troškom u sistemu. Konačna tačnost ovisi o kvalitetu dokumenta (skener, fokus, šum) i o pravilima vaše organizacije (postojeći dobavljači, obavezna polja).
Ako je administrator uključio ulaznu e-poštu za PDF račune dobavljača, poruke proslijeđene na namjensku adresu kompanije obrađuju se istim putem kao učitavanje s ovog ekrana. Uključivanje i adrese podešavaju se u administraciji kompanije → CRM postavke; pogledajte CRM — uključivanje uvoza e-poštom za bankovne izvode i račune troškova.
Šta smijete učitati
- Formati: PDF ili slika JPG / JPEG.
- Veličina: do 10 MB po datoteci.
- Broj u jednom pokušaju: do 200 datoteka. Datoteke s istim imenom kao već odabrane obično se ne dodaju dvaput.
- Ako prekoračite limit ili format nije podržan, aplikacija prikazuje poruku o grešci.
Koraci u prozoru za uvoz
- U zaglavlju liste troškova izaberite akciju za učitavanje dokumenta (naziv i ikona zavise od jezika verzije aplikacije).
- U dijalogu odaberite jednu ili više datoteka. Pored svake stavke vidite stanje učitavanja u pregled (npr. dok se sadržaj priprema za slanje).
- Potvrdite slanje dugmetom tipa Upload / Pošalji (tekst u aplikaciji). Tada sistem prvo snima datoteke u sigurnu pohranu, zatim šalje sve u obradu na serveru (prepoznavanje sadržaja i veza s troškom).
- Tokom slanja vidite napredak (redni broj datoteke, naziv). Na kraju prikazuje se ukupno uspješnih i neuspješnih; kod neuspjeha često stoji kratka poruka uz datoteku.
Jedan dokument
Kada u jednoj sesiji obrađujete samo jednu uspješno poslanu datoteku, aplikacija u mnogim slučajevima odmah otvara prozor uređivanja tog troška. Tu provjerite izvučene vrijednosti, dopunite obavezna polja i sačuvajte prije nego što smatrate zapis završenim za plaćanje ili knjiženje.
Više dokumenata odjednom (paket)
Možete u jednoj sesiji poslati više računa (do gornjeg limita). Kada ih ima pet ili više, uobičajeno se obrada stavlja u red za pozadinsko izvršavanje (nakon slanja obrada traje na serveru, bez držanja jednog dugog čekanja u dijalogu). U tom slučaju će se prije slanja pojaviti upozorenje u prozoru. Nakon što se paket uspješno pokrene, prozor se može zatvoriti, a uvežene troškove i statuse pronađete na listi (osvježite pregled ili pričekajte kratko; koristite filtere i kolonu statusa / oznaka).
Za manji broj datoteka u paketu (npr. dva do četiri), obrada češće ide u jednom koraku u dijalogu—i dalje na kraju vidite sažetak uspjeha i grešaka.
Ako obrada ne uspije
- Česta poruka: iz dokumenta se ne može pouzdano prepoznati dobavljač—provjerite sken, pokušajte s drugim fajlom ili naknadno unesite dobavljača ručno u uređivanju troška.
- Ponekad će sustav javiti da je servis obrade privremeno nedostupan (mreža ili opterećenje)—pokušajte ponovo kasnije.
- Ostale poruke uz konkretnu datoteku čitajte doslovno; ispravite dokument ili kontaktirajte administratora ako se greška ponavlja.
Vaša odgovornost nakon automatizacije
Automatizacija ne uklanja interne kontrole. Zapisi iz uvoza često imaju oznake poput uvezeno, nije potvrđeno ili nije kompletan—uvijek provjerite iznose, poreze, kategorije, projekat i cost centre prije plaćanja ili knjiženja, u skladu s pravilima kompanije.
Šta lista prikazuje
Za svaki zapis tipično vidite: dobavljača ili zaposlenika, identifikator fakture ili računa, datum troška, referencu, datum unosa, kategoriju troška, ukupan iznos i valutu, je li trošak plaćen, te status obrade (npr. novo, spremno za obradu, u obradi, neuspjelo, završeno—tekst ovisi o jeziku aplikacije).
U koloni Oznake mogu se pojaviti ikone: npr. da je stavka uvezena iz dokumenta, da nije potvrđena ili da zapis nije kompletan. Klik na ikonu često otvara kratko objašnjenje.
Na većem ekranu vidite tabularni prikaz; na mobilnom uređaju ista lista može biti u obliku kartica. Možete sortirati po stupcima gdje postoje strelice.
Straničenje: koristite kontrole za prethodnu/sljedeću stranicu i po želji broj redova po stranici (npr. 10, 20, 50, 100).
Filtriranje
- Iznad liste postoje polja za pretragu teksta i izbore među: dobavljačima, zaposlenicima, kategorijama troškova, načinima plaćanja, cost centerom, fiskalnim periodom, valutom, je li zapis potvrđen, statusima obrade, projektima.
- Možete zadati raspone datuma za datum troška, datum plaćanja i datum knjiženja, te označiti filter Plaćeno i opciju za ponavljajuće troškove ako je uključena u vašoj konfiguraciji.
- Potvrdite pretragu dugmetom tipa Pretraži. Dugme Očisti vraća filtere na početno stanje.
Novi trošak (ručno)
Kad automatizacija nije moguća ili trebate poseban unos od nule:
- Kliknite Dodaj (ili sličan tekst s ikonom plusa) u zaglavlju liste.
- Otvorit će se prozor s formom. Popunite tražena polja prema pravilima vaše organizacije (dobavljač, datumi, iznosi, kategorije i sl.) i sačuvajte.
- Lista se nakon spremanja osvježava; novi zapis možete kasnije urediti s liste.
Uređivanje i brisanje jednog troška
- Klik na naziv dobavljača/zaposlenika ili na ikonu olovke otvara uređivanje tog zapisa.
- Ikonom korpe / brisanja brišete pojedinačni zapis uz potvrdu u dijalogu.
Masovne akcije
Korisne su nakon uvoza većeg broja zapisa kada treba uskladiti kategoriju, period, projekat i sl.
- Označite jedan ili više redova pomoću kvadratića uz red; na desktopu često možete označiti sve na stranici ili upravljati cijelim izborom iz trake iznad liste.
- Otvorite padajući izbornik tipa Odaberi / masovne akcije i gdje imate pravo birajte npr. grupnu promjenu: potvrđeno, kategorija troška, cost center, valuta, način plaćanja, datum plaćanja, projekat, zaposlenik, fiskalni period, datum troška, datum knjiženja.
- Moguća je i opcija za brisanje više troškova odjednom—koristite je pažljivo i nakon potvrde, jer se zapis trajno uklanja iz liste.
- U svakom slučaju slijedite upute u otvorenom prozoru i potvrdite; lista se osvježava nakon uspjeha.